Dulu sebelum menjadi mahasiswa, saya hanya tahu sistem kasta dari negara India saja. Tapi kemudian mindset itu berubah semenjak saya menjadi ketua divisi dalam kepanitiaan. Walaupun bukan dari divisi yang tinggi banget macam BPH (Badan Pengurus Harian), saya tetap tahu bahwa kasta tertinggi yang dimiliki suatu kepanitiaan adalah divisi acara.
Loh kenapa?
Lah ya sudah jelas. Namanya saja “acara” pasti divisi ini bekerja keras dalam semua hal yang menyangkut konsep, ide, tema, jadwal, dan timeline. Mungkin dari luar kelihatan mudah, tapi ternyata pusing setengah mampus, Bro. Saya yang bukan anak divisi acara saja ikutan capek setiap melihat mereka diskusi dan mondar-mandir mencari ide.
Jadi bisa disimpulkan bahwa kehadiran anak divisi acara itu bukan hanya penting. Tapi, sangat krusial. Tanpa divisi acara, kita-kita yang anak humas, dokumentasi, dan design bisa apa?
Nah, menurut saya ada tiga alasan penting mengapa mereka cocok dinobatkan sebagai kasta tertinggi dalam kepanitiaan. Simak!
Pemberi nyawa dalam suatu acara
Keberhasilan dan kegagalan suatu acara mutlak dimiliki oleh orang-orang yang berada pada divisi ini. Mereka memiliki tanggung jawab besar dalam membuat suatu konsep agar nilai-nilai inti dari suatu acara bisa tersampaikan kepada khalayak peserta secara implisit. Tak lupa, mereka juga yang dapat membungkus acara dengan unik agar peserta yang mengikutinya tidak merasa bosan atau cepat-cepat ingin pulang.
Mungkin jika acara diadakan perdana, akan lebih mudah membuat ide yang ada di pikiran karena tidak ada paksaan untuk berinovasi. Lain halnya jika acara merupakan tradisi turun menurun dan dilakukan setiap tahun. Semua anggota divisi acara akan sering brainstorming mencari ide-ide baru agar tercipta perbedaan dan acara nggak sama dengan tahun-tahun sebelumnya.
Jika acaranya sukses, divisi acara akan mendapat pujian berturut-turut. Tapi jika gagal? Ya sudah lah ya, siap-siap aja jadi bahan omongan setiap angkatan.
Seleksi yang ketat dalam memilih anggota
Bukan rahasia umum divisi acara menjadi divisi paling populer. Setiap pembukaan pendaftaran atau open recruitment, akan banyak orang dari beberapa angkatan yang mendaftar. Alasannya beragam, dari yang hanya ingin menambah pengalaman, sampai ingin cari muka sama kakak tingkat. Tapi, biasanya yang caper-caper begini sudah pasti gugur di seleksi pertama.
Ketatnya seleksi anggota baru bagi divisi ini bisa dilihat dari banyaknya anggota yang mendaftar sekaligus kuota yang sedikit. Misalnya, kuota divisi acara untuk kepanitiaan ospek hanya sekitar 20 orang, tapi yang mendaftar sampai 150 orang. Inilah mengapa akan terjadi seleksi yang ketat dalam memilih calon anggota. Yang pasti recruiter akan mencari bibit-bibit unggul terbaik yang mungkin sudah memiliki pengalaman dalam kepanitiaan sebelumnya.
Persaingan ini juga nyatanya akan sulit sampai tahap wawancara nanti. Sebab banyaknya calon peserta yang mendaftar, semakin lama juga proses wawancara yang dilakukan oleh divisi acara. Maklum lah, mereka tidak mau salah memilih orang dalam mengemban tugas berat ini.
Tugas dan tanggung jawab yang besar
Membahas tentang tugas divisi acara, memang tidak akan pernah selesai. Dari awal masa pendaftaran sampai menjadi anggota, tugas yang harus dikerjakan tak pernah berhenti layaknya kasih sayang seorang ibu. Setiap hari mereka akan disuguhi beberapa program kerja yang harus segera dibahas dan dirapatkan sesegera mungkin. Kebayang kan gimana hectic-nya mereka?
Selain karena tugasnya yang berat, mereka juga harus berteman dengan deadline yang sepanjang hari menghantui. Kebayang kan bagaimana lelahnya mencari ide susah payah, namun diberi batasan waktu? Apalagi jika ide yang telah didapat malah tidak disetujui oleh beberapa pihak, mau tidak mau mereka harus merombak semuanya dari awal.
Selain itu, mereka juga harus memiliki koordinasi yang matang dengan seluruh panitia agar acara yang dilaksanakan juga dipahami oleh mereka yang ada di luar divisi acara. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya miss komunikasi antara beberapa pihak. Bisa dibayangkan jika divisi acara dan divisi lain tidak memiliki pemikiran yang sama, maka akan terjadi masalah yang cukup rumit dalam pelaksanaan.
Mungkin itulah beberapa alasan mengapa divisi acara selalu menjadi divisi yang berada pada kasta tertinggi dalam suatu kepanitiaan. Walaupun kerjanya cukup berat dan mengemban tanggung jawab yang besar, setidaknya semua akan terbayar saat acara yang mereka buat berjalan lancar dan sukses. Tentu saja dengan dukungan divisi lain.
BACA JUGA 5 Alternatif Cegah Berat Badan Naik saat Kebiasaan Ngemil Muncul dan tulisan Aisyah Nabilla lainnya.
Terminal Mojok merupakan platform User Generated Content (UGC) untuk mewadahi jamaah mojokiyah menulis tentang apa pun. Submit esaimu secara mandiri lewat cara ini ya.
Pernah menulis di Terminal Mojok tapi belum gabung grup WhatsApp khusus penulis Terminal Mojok? Gabung dulu, yuk. Klik link-nya di sini.