Saya percaya, selalu ada etika yang harus dilakukan saat melakukan sesuatu. Baik tertulis, maupun tidak tertulis. Tujuannya sederhana, agar sama-sama nyaman dan bisa efektif dalam melakukan komunikasi dua arah secara verbal atau non-verbal. Termasuk mengirim CV melalui email kepada HRD di suatu perusahaan yang biasa dilakukan oleh para pelamar kerja.
Sebetulnya, berkomunikasi melalui email itu nggak sulit. Sama seperti saat kita mengobrol melalui pesan singkat atau aplikasi chat. Namun, yang perlu digarisbawahi, gaya bahasa harus tetap menyesuaikan dan nggak bisa serampangan atau semaunya kita. Apalagi untuk kebutuhan yang lebih formal. Kita nggak bisa menggunakan bahasa “gue-elo” hanya karena pakem, “Biasanya emang gini kalau ngobrol sama orang lain. My life, my rules.”
Wow. Sampean nggak hidup sendiri di dunia ini, Sob. Saling menghargai akan jauh lebih baik.
Meskipun berkomunikasi melalui email adalah hal yang terbilang sederhana, tidak semua pelamar kerja memahami cara memaksimalkan fungsinya. Bahkan, saat mengirim CV via email, ada yang terkesan bodo amat. Yang penting sudah kirim CV dan mau melamar kerja. Titik. Subjek dikosongkan, badan email dibiarkan kosong. Hanya melampirkan file tanpa basa-basi.
Lah, ini maksudnya apa dan gimana? Tolong sekali, meski kebanyakan HRD adalah lulusan Psikologi, kami nggak belajar ilmu cenayang sama sekali. Utarakan maksud dan tujuan kalian mengirim email di kolom subjek dan/atau badan email. Agar lebih bisa dipahami sekaligus menjaga etika.
Oke. Mari kita bahas satu per satu.
Semua produk email memiliki kolom “To”, “Cc” (Carbon copy), dan “Bcc” (Blind carbon copy), subjek, dan badan email sebagai fitur utama. Tentu saja ketiga kolom tersebut memiliki kegunaannya masing-masing.
Bagi para pelamar kerja, pastikan kolom “To” diisi dengan satu alamat email perusahaan atau alamat email HRD yang dituju, tergantung kepada siapa kita ingin mengirim CV. Sederhananya adalah si penerima.
Untuk kolom “Cc”, berfungsi saat kita ingin memberi informasi kepada pihak yang masih berkaitan bahwa kita sudah mengirim CV atau lamaran kerja via email. Dalam hal ini, kolom “To” bisa diisi dengan email perusahaan, lalu kolom “Cc” diisi dengan alamat email HRD. Bisa juga sebaliknya.
Sedangkan untuk “Bcc”, saat melamar pekerjaan, bisa disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku. Apakah perlu diisi atau tidak, tergantung persyaratan yang dilampirkan. Kalaupun harus dilengkapi, kolom “Bcc” biasa diisi dengan divisi lain di perusahaan yang masih berkaitan dengan lowongan pekerjaan tersedia atau seseorang dengan jabatan tertentu.
Hal penting lainnya adalah kolom subjek. Mohon sekali, isi bagian ini secara singkat dengan posisi yang dilamar. Jika dilengkapi dengan nama akan lebih baik. Misalnya, “Staf IT – Yanto Kupluk”. Atau cukup dengan posisi yang diharapkan seperti, “Lowongan Pekerjaan Staf Marketing”.
Setelah mengisi kolom subjek, lengkapi badan email dengan sedikit gambaran tentang diri sendiri juga maksud dan tujuan kalian mengirim email. Apakah kalian fresh graduate atau sudah memiliki pengalaman kerja sebelumnya. Jika iya, sebutkan apa saja pengalamannya. Ceritanya sedikit aja, nggak perlu sampai 600-800 kata. Kalau sampai sepanjang itu, mending sekalian kirim ke Mojok atau Terminal Mojok aja. Lumayan, bisa dapat honor nantinya.
Hal lain yang tidak kalah penting, bahkan bisa jadi paling penting adalah melampirkan CV dan beberapa dokumen yang dibutuhkan. Baik dari kolom subjek, badan email, sampai dengan melampirkan CV adalah hal yang sama pentingnya.
Saya pernah menerima email dari seorang kandidat yang subjek dan badan emailnya kosong, lalu tidak melampirkan apa pun. Lah, terus yang mau saya review itu apa, dong, Sob?
Sedikit saran dari saya sebagai seseorang yang secara rutin menerima, mengecek, sekaligus melakukan review terhadap ribuan email pelamar kerja. Saat kirim email, agar mudah di-notice oleh HRD, kirim pada kisaran pukul 08.00-09.00 pagi. Pada waktu tersebut biasanya para HRD baru buka email kantor. Tentu saja email yang kalian kirim akan berada pada urutan paling atas dan tidak tertumpuk dengan email dari pelamar lainnya.
Para HRD akan tetap mengecek email dari para pelamar satu per satu, kok. Ini sekadar saran agar CV kalian berada di posisi atas dan mudah di-notice. Dengan catatan, kalian sudah melengkapi email dengan baik dan menggunakan gaya bahasa yang baik juga.
BACA JUGA Bekerja Sesuai Passion Itu Klise, Layaknya Kata Manis yang Bikin Diabetes dan artikel Seto Wicaksono lainnya.