Saya masih heran dengan orang yang membuat patokan lamanya rapat organisasi itu sebagai sebuah keberhasilan. Apanya yang keberhasilan? Buang-buang waktu itu saja itu mah.
Sebuah organisasi sudah pasti tidak dapat menghindar dari yang namanya rapat. Dilihat dari fungsinya rapat itu berguna untuk memantau hasil program, mengevaluasi dan juga mendengarkan masukan dari anggota agar program yang sudah direncanakan dapat terlaksana dengan baik
Namun, saya sendiri yang pernah menjadi ketua di salah satu organisasi kampus sangat benci dengan yang namanya rapat itu sendiri. Menurut saya rapat organisasi itu tidak efektif, tidak efisien, dan lebih banyak mudharatnya ketimbang kebaikannya. Nanti di paragraf selanjutnya akan saya uraikan lebih jauh betapa menyebalkannya rapat organisasi kampus itu.
Dulu ketika awal saya masih duduk di bangku SMP, melihat kaka kelas yang sering pulang sekolah hingga larut malam terlihat sangat keren dengan kesibukannya. Ketika saya tanyai ternyata Kaka kelas saya ini mengikuti OSIS dan Kaka kelas saya ini ternyata habis mengikuti rapat.
Gila, pikir saya. Jadi bagian organisasi pasti sibuk, dan rapatnya pasti penting sekali. Soalnya lama, pasti pembicaraannya penting.
Rapat organisasi itu (kebanyakannya) nggak berfaedah!
Tapi setelah saya merasakan sendiri memasuki sebuah organisasi kebanyakan rapatnya malah unfaedah. Banyak hal nonesensial yang cuman menghambat rapat.
Contoh, saling menunggu anggota yang terlambat. Ketika saya menjadi ketua organisasi, saya paling benci hal ini. Sebenarnya ingin sekali langsung memulai dengan anggota yang ada tanpa menunggu anggota yang telat datang. Toh ngapain kita mengalah dengan orang yang seperti itu.
Iya kan? Bener dooong.
Tetapi masalahnya, orang yang telat itu lebih banyak daripada yang tidak telat. Sialnya informasi atau rancangan program ada di anggota yang telat tersebut. Jadi mau tidak mau kita terpaksa menunggu.
Tidak hanya sampai di situ saja, ternyata ada lagi hal-hal yang tidak bermutu di dalam rapat organisasi. Mulai dari divisi yang belum menyiapkan program apa yang ingin direncanakan nantinya. Kemudian berisiknya ketika rapat karena malah sibuk dengan obrolan masing-masing. Ketika dimintai pendapat semuanya malah ngangong-ngangong.
Parahnya, beberapa orang seperti ini mengatakan jika di organisasi tidak mendapatkan apa-apa. Padahal tanpa sadar diri mereka sendiri yang tidak mau belajar dan berkembang bersama-sama.
Malahan saya mempunyai pengalaman sendiri tentang rapat di tempat saya kerja freelance. Rapatnya tidak sampai 15 menit tetapi semuanya dibahas dan mendapatkan solusinya ketika rapat itu selesai.
Dikasih contoh yang baik aja nggak berubah, terus mau pake cara apa lagi?
Bayangan saya mengenai rapat yang ideal seperti itu sangat sulit diterapkan di organisasi kampus. Ya saya akui itu kegagalan saya sebagai ketua karena saya yang bertanggung jawab. Mungkin kinerja saya kurang, mungkin. Tapi realitasnya, yang terjadi
Saya sudah berusaha dengan menjadi teladan, ketika rapat saya usahakan datang lebih awal. Saya pikir dengan saya melakukan hal seperti itu dapat mengubah kebiasaan. Nyatanya ya, tidak juga. Kalau dikasih contoh tetap nggak bisa berubah ya, bukan salah saya dooong.
Masa saya harus marah-marah atau bentak-bentak agar anggota saya ini disiplin? Saya merenungkan kembali rasanya tidak etis jika saya melakukan hal tersebut. Sudah pada dewasa dan bisa berpikir rasional mana yang baik dan mana yang tidak.
Selain itu rapat yang terlalu lama seringkali gagal dalam menghasilkan keputusan yang konkret. Diskusi berlarut-larut dapat menyulitkan untuk mencapai kata sepakat.
Apalagi kalau rapat sampe tengah malam. Maksudnya kek, emang nggak bisa ngomongin sesuatu tanpa harus bertele-tele? Bahas, cari metode, rumusan solusi, kelar. Masak nggak bisa?
Untuk menghindari rapat yang lama dan tidak bermutu, penting untuk memiliki tujuan yang jelas, agenda yang terstruktur, peserta yang relevan, dan persiapan yang baik. Diskusi harus diarahkan untuk mencapai keputusan yang efisien dan memberi ruang bagi keterlibatan semua peserta.
Ketimbang harus sampe tengah malem rapat, mending repot sebelumnya dah.
Rapat organisasi yang efektif adalah yang berfokus pada hasil yang diinginkan dan meminimalkan waktu yang dibutuhkan. Dengan demikian, panjangnya sebuah rapat bukanlah ukuran kualitasnya. Menggunakan waktu secara bijak akan membantu meningkatkan produktivitas organisasi dan menjaga semangat anggota tetap tinggi.
Paham kan? Paham dooong.
Penulis: Diaz Robigo
Editor: Rizky Prasetya
BACA JUGA Mempertanyakan Aturan Jam Malam Kalau Lagi Rapat Proker Organisasi