Public Relation atau yang lebih sering disebut PR adalah softskill yang sangat dibutuhkan oleh bidang yang berhubungan dengan Humas. Bukan hanya masalah mengenai hubungan dengan orang penting, ternyata PR sangat dibutuhkan dalam kegiatan bersosialisasi sehari-hari. Meskipun saya bukan mahasiswa Ilmu Komunikasi ataupun mahasiswa yang bergerak di bidang hubungan dengan masyarakat, tapi saya menyadari betapa pentingnya tugas public relation sejak masuk dunia perkuliahan. Terlebih ketika mencuat isu mengenai salah satu brand terkenal yang mengirimkan surat cinta kepada customer-nya. Beberapa warganet ada yang mengoreksi bagaimana seharusnya tulisan dalam surat cinta tersebut ditulis.
Berdasarkan pengalaman saya yang pernah menjadi mahasiswa baru dan pernah merasakan ospek, ada beberapa hal yang saya ingat betul dan cukup berguna bagi kehidupan. Selama ospek, mahasiswa baru diajarkan mengenai hal-hal dasar tentang dunia kampus. Siapa itu rektor, dekan, dan dosen. Yang tidak kalah pentingnya adalah mengenai tata cara yang baik untuk menghubungi dosen. Kala itu, tidak hanya kakak tingkat yang menjelaskan tata krama yang baik dalam menghubungi dosen, tapi juga ada dosen yang memberikan contoh langsung dari pengalaman mereka mengenai chat dari mahasiswa yang pernah mereka terima. Dari sinilah saya mulai menyadari betapa pentingnya untuk dapat mengolah kata-kata dengan baik.
Sudah menjadi rahasia umum di kalangan mahasiswa jika mengirim chat ke dosen memiliki ketegangan tersendiri. Tak jarang seorang mahasiswa, bahkan saya sendiri akan mencoba-coba untuk membuat kalimat terlebih dahulu, kemudian mengirimkan ke grup chat untuk menanyakan mengenai kesopanan dalam chat yang telah dibuat, entah itu grup chat angkatan, kelas, atau circle pertemanan tertentu yang dirasa dapat membantu. Dari banyaknya tips and trick yang ada, setidaknya ada beberapa unsur penting dalam chat yang harus dipahami. Ternyata ini juga sebuah praktik awal memahami bagaimana tugas public relation di dunia kerja.
Pertama adalah perkenalan. Kenalkan diri secukupnya, nama dan nomor induk mahasiswa sudah cukup. Jika dirasa dosen sudah cukup mengenal kita, bisa langsung menyebutkan nama dan tahun angkatan. Jika mau lebih lengkap bisa berisi nama, tahun angkatan dan nomor induk mahasiswa. Jangan lupa ucapkan salam sebelum perkenalan.
Kedua, sampaikan maksud dan tujuan dengan jelas. Chat yang dikirim tidak boleh panjang dan bertele-tele sehingga membuat dosen kehabisan waktu hanya untuk memahami apa yang hendak disampaikan oleh mahasiswa. Segera sampaikan apa yang menjadi tujuan Anda menghubungi dosen tersebut.
Ketiga, jangan lupa ucapkan terima kasih. Ucapan terima kasih sangat penting! Terima kasih merupakan apresiasi kita kepada dosen karena telah membaca pesan kita hingga akhir. Wahai para dosen, kalian luar biasa.
Setidaknya, tiga unsur di atas adalah unsur yang penting. Selebihnya bisa ada unsur tambahan yang dirasa perlu seperti mengucapkan permohonan maaf karena telah mengganggu waktunya, atau juga perlu menghindari kata-kata yang berulang seperti penggunaan sapaan “Pak” atau “Bu” yang secara berlebihan.
Pandai dalam mengolah kata ketika menghubungi dosen merupakan suatu softskill tersendiri bagi mahasiswa dan ini juga saya ketahui sebagai tugas public relation yang baik. Tentang bagaimana kita menghubungi orang lain. Selain mengolah kata secara tertulis, perlu juga belajar mengolah kata secara lisan. Bergabung dalam organisasi adalah langkah yang tepat. Berorganisasi akan membuat kita menjadi mahir dalam mengolah kata ketika berinteraksi. Apalagi interaksi secara langsung ketika sedang rapat atau sidang penting.
Tapi, semua itu akan terasa kurang lengkap jika belum menjadi seorang humas. Menjadi humas adalah cara untuk mendapatkan skill dan tugas public relation yang baik tanpa harus terjun dalam jurusan yang berhubungan dengan komunikasi publik. Pengalaman menjadi humas bisa didapatkan dengan bergabung dalam Himpunan Mahasiswa atau Unit Kegiatan Mahasiswa yang telah memiliki sistem organisasi yang baik. Humas akan secara langsung berhubungan dengan masyarakat, sesuai dengan namanya, humas adalah jembatan antara dunia luar dengan organisasi. Humas yang baik akan dapat memberikan gambaran yang baik pula mengenai organisasi.
Humas akan mengajari kita mengenai bagaimana kita menjaga hubungan dengan dunia luar dari cara penyampaian yang baik kepada dunia luar. Semakin sering berinteraksi dengan dunia luar, semakin banyak ilmu yang dapat diambil. Ilmu yang diambil dapat berupa teknik negosiasi, teknik perkenalan diri, cara bersikap dan berkenalan dengan orang baru, cara menulis surat yang baik dan tidak bertele-tele.
Menjadi humas yang andal akan membuat kita menjadi piawai dalam mengolah kata. Namun, perlu digarisbawahi, kepiawaian humas dalam mengolah kata tidak dapat disamakan dengan seorang penulis. Setidaknya dengan memahami etika dasar menghubungi dosen, ini adalah seminimal-minimalnya praktik tugas public relation.
BACA JUGA Belajar Memaknai Hidup, Uang, dan Public Relations dari Operator Depot Galon Isi Ulang dan tulisan Adriel Prastyanto lainnya.