Siapa yang sering kirim e-mail ke rekan kerja, tapi masih suka chat WA buat konfirmasi ulang?
Beberapa hari lalu, saya membaca sebuah cuitan di Twitter yang bikin saya geleng-geleng kepala. Bukan karena cuitannya yang terkesan merendahkan sistem kerja di Indonesia, tapi lebih ke menyepelekan pentingnya konfirmasi dalam komunikasi. Kalau penasaran dengan twitnya, nih saya sertakan.
Kerja di Indonesia artinya mesti berdamai dengan kenyataan bahwa biar pun sudah kirim e-mail, harus tetap chat pribadi ke yang bersangkutan, untuk ngasih tau “barusan sudah saya e-mail ya..”
— R (@Adriandhy) July 20, 2022
Kalau yang saya baca di KBBI, konfirmasi itu artinya penegasan, pengesahan, dan pembenaran. Meski sekarang ini kita hidup di era metaverse, tetap saja kita nggak bisa mengabaikan yang namanya konfirmasi. Komunikasi di era digital itu memang penting, tapi konfirmasi juga nggak kalah penting.
Misalnya, kalau ada seseorang yang mengirimkan e-mail lalu mengonfirmasi melalui chat WA bahwa e-mail sudah dikirim, apakah itu salah? Ya nggak juga. Justru konsep seperti itu sudah menerapkan teori dasar dalam komunikasi. E-mail digunakan untuk mengirimkan informasi berupa surat, laporan, dokumen, atau berkas digital lainnya, sedangkan chat WA digunakan untuk mendapatkan feedback alias umpan balik apakah informasi tadi sudah diterima atau belum. Jadi dalam hal ini, e-mail dan chat WA adalah dua entitas yang berbeda fungsinya.
Okelah kita mengirimkan e-mail tanpa melakukan konfirmasi lewat chat WA, tapi apakah yakin e-mail tadi sampai dan diterima receiver lalu dibaca? Kalau yakin e-mailnya sampai dan dibaca, yo wes nggak perlu pakai konfirmasi-konfirmasi segala. Tapi kalau masih ragu, mengonfirmasi lewat chat WA adalah cara yang paling efektif.
Ingat, lho, mengirim e-mail itu nggak sesederhana yang dibayangkan. Dalam beberapa kasus, ada saja kendala yang dihadapi sehingga e-mail yang dikirimkan nggak sampai ke tujuan.
Kendala pertama, e-mail gagal terkirim. Ada banyak penyebabnya, lho, mulai dari kendala jaringan internet, server e-mail yang down, sampai kapasitas e-mail yang penuh. Jadi ketika kita berhasil mengirimkan e-mail dan muncul notifikasi e-mail itu sent, jangan senang dulu. Bisa jadi kapasitas e-mail si receiver itu penuh dan e-mail yang dikirim nggak pernah sampai ke tujuan.
Kendala kedua, e-mail nyasar. Dalam beberapa kasus, e-mail juga sering nyasar, lho. Biasanya e-mail nyasar karena salah mengetik alamat e-mail tujuan. Dan—ini yang sering terjadi dan saya belum tahu apa penyebabnya—e-mail sudah masuk ke alamat yang benar, tapi nyasar ke folder spam. Kalau sudah begini, kemungkinan e-mail dibaca sangatlah kecil.
Kendala ketiga, notifikasi e-mail jarang dilihat. Seperti yang sudah saya bilang tadi, e-mail itu identik dengan pengiriman surat, laporan, dokumen, dan berkas digital lainnya yang berhubungan dengan pekerjaan. Sedangkan chat WA itu media pengirim pesan yang identik dengan percakapan. Makanya kebanyakan orang cenderung lebih sering melihat notifikasi pesan masuk di WA ketimbang notifikasi di e-mail. Intinya sih, e-mail itu jarang dicek setiap saat kecuali kalau ada pekerjaan-pekerjaan tertentu.
Nah, dari ketiga hal ini bisa disimpulkan bahwa konfirmasi atas sebuah informasi itu sangat penting dan perlu. Jadi, orang yang mengirimkan e-mail lalu mengonfirmasi lewat chat WA bahwa e-mail sudah dikirim itu nggak dosa-dosa banget. Justru orang itu perlu diapresiasi karena bisa menerapkan alur komunikasi yang ideal. Sender dan receiver jadi sama-sama tahu apa yang terjadi dan informasi apa yang sudah disampaikan.
Tapi, kalau kamu diminta mengirimkan e-mail dan sudah mengonfirmasi lewat chat WA, tapi masih diminta kirim ulang lewat chat WA dan bahkan diminta juga hardcopy-nya, nah itu baru namanya keterlaluan. Memang masih ada ya yang macam begitu?
Penulis: Andri Saleh
Editor: Intan Ekapratiwi
BACA JUGA Panduan Sederhana Mengirim CV via Email bagi para Pelamar Kerja.