“Enak, ya kerja jadi admin. Cuma urus-urus administrasi doang,” begitulah stereotip yang beredar selama ini.
Jadi begini, Kisanak. Apa pun pekerjaan seseorang, nggak ada yang enak sepenuhnya, lho. Jangan meremehkan pekerjaan seseorang. Mulai dari office boy, admin, manajer, bahkan direktur sekalipun, tidak ada yang enak sepenuhnya. Yang enak itu nggak kerja tapi digaji, kayak Wapres kita! Eh, tapi blio juga kerja, ding! Tapi, bekerja dalam diam.
Mulai dari office boy, admin, manajer, sampai direktur memiliki fungsi dan peranannya masing-masing dalam suatu perusahaan. Keberhasilan sebuah perusahaan, merupakan hasil kerja sama semua pihak yang saya sebutkan tersebut. Sebagai orang yang pernah bekerja sebagai admin rumah sakit dan admin sebuah perusahaan manajemen konstruksi bahwa pekerjaan jadi admin itu tidak mudah.
Sebagai admin, kita tidak cuma melakukan tugas-tugas administrasi seperti menerima dan membuat surat. Admin juga bertugas untuk filling semua dokumen yang masuk dan bikin monitoringnya, hard copy dan soft copy. Ini penting!
Dari awal perusahaan itu berdiri, sampai perusahaan itu bangkrut atau pailit, filling dan monitoring dokumen itu nggak boleh ada yang terlewat dalam monitoring admin. Bahkan kalau perusahaan ini nggak pernah bangkrut dan terus bertahan selama ratusan tahun, bahkan sampai kiamat sekalipun, filling dan monitoring dokumen itu nggak boleh ada yang terlewat.
Memang apa, sih, pentingnya tertib administrasi itu? Contoh sederhananya begini, saya bisa dengan lancar melakukan ganti nama sepeda motor Hondra Supra X milik saya karena semua dokumen terkait sepeda motor tersebut masih tersimpan dengan rapi di Samsat Cimahi, sebelum saya mutasi ke Samsat Kota Bandung.
Tugas admin bukan hanya mencatat data yang masuk melalui log book atau komputernya saja, lho. Tapi menjaga dokumen asli yang telah dipercayakan padanya supaya jangan tercecer apalagi hilang! Kalau dokumen tersebut pindah tangan, admin harus mencatat disposisinya supaya gampang dilacak kalau hilang.
Sebagai bentuk antisipasi, admin bertugas untuk melakukan scan dokumen asli tersebut sekaligus difotokopi beberapa rangkap. Jadi, kalau nanti terjadi banjir atau kebakaran, file digitalnya aman di database, soalnya sudah masuk monitoring dan sudah ada scan digitalnya. Tentu saja, menjaga seluruh dokumen terkait sepeda motor yang telah saya sebutkan selama dua puluh tahun supaya tidak hilang, itu nggak mudah.
Contoh lainnya, kalau sebuah rumah sakit tertib administrasi, seseorang yang saat remaja pernah dirawat karena sakit demam berdarah, kemudian 25 tahun kemudian terkena penyakit kanker, dokter bisa dengan mudah melakukan diagnosis rekam medis atas pasien tersebut. Dokter dan perawat pun bisa dengan mudah melakukan kontroling atas pasien tersebut karena semua data riwayat perawatan pasien tersimpan dengan rapi. Sejago-jagonya dokter dalam mendiagnosis pasien, kalau filling dan monitoring data pasiennya hancur, dokter akan kesulitan juga. Makanya, tugas administrasi itu jangan diremehkan, MyLov.
Contoh lainnya, dalam sebuah proyek pembangunan real estate, seluruh dokumen harus tersimpan rapi di ruang administrasi. Ini meliputi seluruh surat keluar masuk hingga seluruh gambar yang ada, mulai dari proses ground breaking hingga proses terima bangunan yang sudah selesai.
Kenapa? Misalnya terjadi kebakaran, banjir, atau bencana alam, pihak asuransi tinggal melihat seluruh dokumen terkait desain bangunan, persetujuan material, hingga metode pelaksanaan yang dilakukan oleh kontraktor. Jika dokumen-dokumen tersebut tidak ada, baik hard copy maupun scan digital, klaim asuransi terancam tidak bisa dilakukan.
Bahkan, jika kesepakatan desain dan material bangunan di awal proyek berbeda dengan desain dan material saat ini, pihak asuransi bisa membatalkan klaim asuransi. Makanya, filling dan monitoring, baik hard copy maupun scan digital sangat penting dilakukan oleh admin proyek supaya orang lapangan dan seluruh pihak yang terlibat punya acuan.
Sejago-jagonya arsitek, insinyur, mandor bangunan, hingga pekerja bangunan membangun sebuah bangunan, kalau filling dan monitoring dokumen cacat, proyek tersebut akan hancur. Sepintar apa pun arsitek dan insinyur akan menangis dibuatnya.
Kenapa? Tanpa filling dan monitoring dokumen yang baik dan benar, arsitek dan insinyur nggak bisa kerja. Gambarnya aja nggak ada! Dokumennya aja nggak ada! Tidak hanya itu, pihak kontraktor pun tidak bisa menagih biaya pekerjaan yang sudah dilakukan pada owner maupun pihak bank. Tanpa dokumen proyek yang baik dan benar, proses serah terima bangunan yang sudah selesai dari pihak kontraktor ke pihak owner tidak bisa dilakukan. Repot, kan?
Makanya, kalau ada yang bilang, “Kerja jadi admin itu gampang. Kualifikasinya nggak tinggi. Lulusan SMA juga bisa melamar jadi admin,” saya suka kesal. Soalnya, jadi admin tidak sesederana itu. Pekerjaan admin, di mana pun ia bekerja, menyangkut hajat hidup orang banyak yang nilainya bisa miliaran bahkan triliunan rupiah.
Sumber Gambar: Unsplash
