Contact Person, Tapi Kok Slow Response?

Artikel

Rode Sidauruk

Dalam setiap event, baik besar maupun kecil, sebagian besar akan menunjuk seorang dari anggota (panitia) untuk menjadi contact person (selanjutnya CP). Ituloh, orang yang akan menjadi penyambung lidah dari pihak eksternal ke internal, menampung serta menjawab semua rasa ‘curiga’ atau ingin tahu orang awam, ataupun orang yang harus siap-siap dimodusin sama stranger yang sebenarnya tak niat sama sekali dengan event yang diadain.

Si CP ini biasanya akan dipampang namanya beserta nomer Whatsapp atau ID LINE atau kontak lainnya yang mudah di-reach. Posisinya di sudut kanan atau kiri bawah poster—atau di mana ajalah—dengan ukuran yang tak terlalu menonjol namun lumayan catchy dan yah, lumayan krusial karena akan sangat dibutuhkan.

Banyak pihak yang akan memanfaatkan peran si CP ini untuk tanya-jawab informasi lebih lanjut, misalnya info lomba, acara kampus atau konser, seminar atau workshop, info magang atau lowongan pekerjaan, dan sebagainya.

Salah satu syarat yang seharusnya tidak boleh tidak ada pada seorang CP adalah fast response. Kalau tidak, yah siap-siap saja kehilangan target khalayaknya.

Baru-baru ini, saya melihat salah satu informasi lomba yang begitu menarik perhatian saya. Namun, saya merasa informasi yang diberikan kurang tajam dan masih dangkal, serta belum bisa sepenuhnya menjawab rasa ingin tahu saya yang tak tahu diri ini. Yah, jadilah saya kontak sang CP untuk pendalaman informasi.

Eng..Ing..Eng… Saya kurang beruntung. Saya mengontak dia kapan, dibalasnya kapan—tanpa kata maaf dan alasan terlambatnya jawaban atas ke-kepo-anku. Dan tentu saja, hal tersebut sudah sedikit mengurangi mood saya untuk lebih tahu mengenai lomba yang diberikan. Ujung-ujungnya saya cari tahu sendiri dan thank God saya dapat further information tanpa bantuan mbak CP itu.

Baca Juga:  Hal-hal Sepele yang Membedakan Antara Hubungan Pertemanan dan Persahabatan

Masih mending cuman terlambat dijawab, teman saya yang lain malah hanya menjadi korban only read tanpa ada klarifikasi apapun. Entah memang chat-nya tenggelam karena tak bisa berenang atau mereka tak membutuhkan partisipan lagi untuk acara mereka, namun agaknya hal seperti itu keterlaluan juga.

Mengandalkan seorang CP untuk mencari tahu informasi memang bukan solusi satu-satunya. Sepertinya kejadian macam ini tak terjadi sekali-dua kali dan kepada saya saja. Hayo, ngaku, siapa yang pernah di-PHP-in CP?

Untuk mengurangi rasa geram kepada CP yang slow response tentu tak cukup dengan mendumel saja, bagaimanapun membaca adalah koentji. Yap, budayakan aja membaca, maka rasa kesal karena digantung oleh CP perlahan akan hilang.

Masa iya, hanya karena si CP yang lama membalas pesan kita, lalu kita akan menyerah begitu saja padahal—mana tahuu—ini adalah event atau pekerjaan yang sudah lama kita nantikan?

Ya tapi, saran saya sih untuk seseorang yang sudah ditunjuk sebagai contact person, seharusnya tahu peran dan fungsi Anda sangatlah urgen. Punya hak istimewa untuk menjadi humas kecil-kecilan jangan disia-siakan. Saya paham, kita tak 24/7 menggenggam ponsel pintar karena tentu saja kita punya hal lain untuk dikerjakan, namun menerima tanggung jawab sebagai seorang contact person setidaknya memberi pemahaman bahwa mau tidak mau, Anda harus siap dan sigap membalas semua pertanyaan secepat-cepatnya—with no long delay.

Atau, kalaupun terlambat, mengakui bahwa Anda telah keterlaluan terlambatnya dan membuka dengan kata maaf akan memberi pemahaman bagi si pencari-tahu itu.

Kalau merasa Anda terlalu dibanjiri pertanyaan dan tak sanggup merespon semua dengan maksimal, apalagi kalau acaranya cukup besar, mengapa tidak meminta seorang partner lain untuk menemani dan membantu? Dengan begitu, tidak ada pihak yanag merasa dikecewakan dan terbebani.

Baca Juga:  Lebih Sedih Ditolak Kampung Halaman Ketimbang Ditolak Gebetan

Kalau sudah ada lebih dari satu CP, tugas kita sebagai tukang tanya lebih baik menghubungi semua kontak yang tercantum, apalagi jika pesan kita tak kunjung mendapat kepastian jawaban.

Etika sebagai pemburu informasi mungkin sudah sering diperbincangkan, namun bagaimana dengan etika para informan? Apakah hanya si pemburu informasi yang dipojokkan dalam berbagai kondisi?

CP itu ibarat dokter yang harus siap siaga untuk melayani pasien yang sakit—rela bangun dini hari untuk operasi besar atau hanya memeriksa sakit pasien dengan level flu. Sebelas-dua belas dengan CP, kalau terlambat menjawab ‘pasien’ yang haus akan informasi, bisa-bisa pasiennya besok ‘mati’ ditambah bintang Anda berkurang satu lagi. (*)

BACA JUGA Tidak Perlu Menjatuhkan Mimpi Para Mahasiswa Pejuang 3,5 Tahun atau tulisan Rode Sidauruk lainnya.

Terminal Mojok merupakan platform User Generated Content (UGC) untuk mewadahi jamaah mojokiyah menulis tentang apa pun. Submit esaimu secara mandiri lewat cara ini ya.

---
6


Komentar

Comments are closed.