Beberapa waktu yang lewat, diskusi tentang, apakah fotokopi KTP atau identitas diri lainnya wajib dilampirkan pada saat proses melamar pekerjaan tahap awal, sangat ramai dibicarakan di jagat Twitter. Apa betul fotokopi KTP merupakan salah satu syarat melamar pekerjaan?
Ada yang beropini bahwa hal tersebut tidak perlu dilakukan. Sebisa mungkin, jangan menyerahkan salinan KTP begitu saja. Apalagi baru proses wawancara kerja tahap awal. Baiknya dihindari untuk mengantisipasi penyalahgunaan data. Ada juga yang menyampaikan bahwa hal tersebut sah-sah saja dilakukan selama memang bisa dipertanggungjawabkan. Apalagi melampirkan KTP sudah dijadikan sebagai salah satu syarat melamar pekerjaan yang bersifat administratif di beberapa perusahaan.
Oke. Saran saya, tahan perdebatan kalian yang terkesan grasa-grusu dan terlalu bersemangat untuk menyimpulkan banyak hal. Saya akan coba berikan alternatif lain dari sudut pandang saya sebagai recruiter yang terbiasa memohon izin terlebih dahulu kepada para kandidat untuk melampirkan salinan KTP pada CV-nya pada saat proses seleksi karyawan.
Begini. Bagi saya, nggak ada salahnya jika sebagian orang berpikir bahwa melampirkan KTP sebagai syarat melamar pekerjaan, pada kali pertama datang untuk proses wawancara kerja adalah hal yang nggak perlu-perlu amat. Sebab, proses tahap awal biasanya hanya berupa cek kelengkapan administrasi, wawancara dengan HRD, sampai dengan melakukan beberapa tes tambahan, termasuk psikotes. Sudah gitu, belum tentu diterima pula.
Selanjutnya, dalam kurun waktu tertentu, kandidat pun akan diberi informasi lebih lanjut. Kalaupun ada data atau lampiran yang kurang, termasuk KTP, sangat memungkinkan untuk mengumpulkan kemudian pada saat ada proses lanjutan atau memasuki tahap akhir.
Jika kalian ada dalam situasi serupa, diminta membawa kelengkapan data diri sedangkan kalian keberatan, ada win-win solution yang sangat mungkin dilakukan. Intinya, komunikasikan dengan pihak HRD bahwa kalian keberatan karena satu dan lain hal. Poin utamanya adalah, di mana pun perusahaannya, kelengkapan berkas itu pasti dibutuhkan sebagai syarat melamar pekerjaan yang sifatnya administratif.
Pada akhirnya, kalian berhak untuk memberi penjelasan kepada pihak HRD atau perusahaan, kelak, jika memang sudah pasti diterima, fotokopi KTP pasti akan disertakan untuk validasi data. Dengan alasan yang bisa diterima, HRD atau pihak perusahaan pasti akan memahami, kok. Pada posisi ini, semisal sulit dinegosiasi dan kalian tetap diminta untuk menyerahkan fotokopi KTP, biasanya akan diimbangi juga dengan pemberian surat pernyataan dari perusahaan terkait bahwa betul perusahaan akan menjaga kerahasiaan data para kandidat.
Perlu diketahui, ada beberapa perusahaan yang menerapkan end to end proses perekrutannya dalam satu hari. Kebanyakan adalah BPO atau perusahaan outsourcing yang menggelar walk in interview. Lantaran prosesnya selesai dalam satu hari, dari mulai screening CV, interview tahap awal, psikotes, interview user atau final, sampai dengan pemberitahuan hasil keseluruhan secara langsung (apakah diterima atau tidak), biasanya akan dibutuhkan lampiran KTP agar bisa segera tanda tangan kontrak sekaligus validasi data calon karyawan.
Sebagai alternatif opsi, dibanding kalian terburu-buru curiga dengan beberapa perusahaan yang langsung minta kelengkapan data diri para kandidatnya, lebih baik coba tanyakan terlebih dahulu kepada HRD perusahaan. Apakah memang prosesnya satu hari sampai dengan pemberitahuan hasil akhir, lalu tanda tangan kontrak, atau bagaimana. Saya pikir, hal tersebut lebih baik dibanding spal-spil di Twitter dan menimbulkan kegaduhan.
Ingat, sebagai pelamar kerja, kalian berhak menanyakan mengenai proses atau kelengkapan data yang dibutuhkan, kok. Kalaupun ada kekurangan data, pihak HRD pasti akan memberi informasi lebih lanjut.
Pada dasarnya, hubungan antara perusahaan penyedia lowongan pekerjaan dengan para pelamar kerja itu saling membutuhkan tanpa adanya embel-embel “siapa yang paling (membutuhkan)”. Jadi, sudah paling pas porsinya, disarankan untuk saling menghargai dan kooperatif terhadap porsi masing-masing. Intinya, sebaiknya saling berkomunikasi atau berdiskusi jika ada kendala bagaimanapun kondisinya. Tanpa mengabaikan privasi di antara keduanya.
Hal seperti itu, akan jauh lebih bikin nyaman satu sama lain ketimbang spal-spil di internet sembarangan. Nggak salah, sih. Hanya saja, yang harus diwaspadai saat kita spil di internet, nantinya akan ada banyak pendapat juga pengalaman yang muncul. Baik yang menyenangkan maupun kurang menyenangkan terkait hal ini. Tentu saja kita harus lebih berhati-hati dalam menyortir informasi. Sebab, kejadian serupa tidak bisa digeneralisir terhadap semua HRD atau perusahaan.
Semoga setelah ini, pertanyaan perihal apakah wajib atau tidaknya melampirkan KTP saat pertama kali mengikuti proses bisa terjawab.
BACA JUGA Contoh Pertanyaan Interview Kerja yang Sering Muncul dan Tips Menjawabnya dan artikel Seto Wicaksono lainnya.