Sampai saat ini, staf administrasi (biasa disingkat menjadi staf admin atau admin) menjadi salah satu posisi yang paling diminati dan diburu oleh para pencari kerja. Tidak hanya oleh para lulusan baru, yang sudah berpengalaman pun akan selalu ada yang mengincar posisi ini. Alasannya beragam. Selain memiliki pengalaman serupa, sebagian di antaranya beranggapan bahwa menjadi staf admin cukup mudah dan terbilang santai dari segi tanggung jawab.
Sebentar, sebentar. Apakah benar bekerja sebagai staf admin bisa semudah dan sesantai itu? Sebagai seorang rekruter yang sebelumnya juga pernah memiliki pengalaman bekerja di posisi staf admin, saya akan coba beri sedikit gambaran lika-liku mengenai posisi ini.
Daftar Isi
Menjadi staf admin tak bisa dipandang sebelah mata
Pertama, kita perlu menyadari bahwa setiap posisi di dunia kerja, apa pun deskripsi pekerjaannya, punya dinamika dan tingkat kesulitan masing-masing. Sehingga apa pun alasannya, setiap jabatan di dunia kerja tidak layak jika diremehkan atau dianggap sepele.
Kedua, para pencari kerja perlu mengetahui hal ini: tugas dari seorang staf admin bukan hanya menginput data secara manual atau melalui sistem. Seorang admin juga tidak sekadar mengumpulkan atau merapikan data beserta tumpukan dokumen. Tidak seperti itu, ya.
Bahkan di perusahaan finansial atau perbankan, seorang staf admin akan berhubungan langsung dengan nasabah. Artinya, dia harus memiliki kemampuan menangani sekaligus berkomunikasi dengan nasabah.
Kenyataan ini perlu saya sampaikan. Sebab, masih banyak sekali para pencari kerja yang terjebak dengan pemikirannya sendiri bahwa tugas seorang staf admin mudah dan sepele. Sampai akhirnya, ketika sudah bekerja di posisi tersebut, malah mencak-mencak sendiri.
Memiliki daya analisis dan komunikasi baik, teliti, tegas, cekatan, dan disiplin, menjadi skill minimum yang harus dimiliki untuk posisi staf admin. Soft skill tersebut akan berguna dalam berkomunikasi dengan atasan, antar divisi, termasuk klien. Apalagi jika sudah berkaitan dengan kebutuhan internal perusahaan, audit, sampai dokumentasi invoice—tergantung menjabat sebagai admin di bagian apa. Belum lagi posisi sebagai admin media sosial yang punya dinamika unik lainnya.
Ketiga, info lowongan pekerjaan sebagai staf admin, entah kenapa selalu ada saja yang nyeleneh—berbeda dengan apa yang nantinya bakal dikerjakan. Teranyar, ada yang mencantumkan syarat di posisi admin bersedia angkat semen (tidak takut kotor) secara gamblang. Belum lagi persyaratan yang harus bisa nyambi jadi tukang membetulkan ini dan itu di kantor.
Oleh karena itu, boleh dikatakan, staf admin adalah salah satu posisi yang krusial di perusahaan. Sebab, output atas apa yang dikerjakan akan sangat berpengaruh terhadap kebutuhan tiap divisi sekaligus perusahaan.
Rentan dieksploitasi
Di sisi lain, hal yang patut disayangkan dari bekerja sebagai admin adalah rentan dieksploitasi. Dieksploitasi di sini maksudnya bekerja di luar deskripsi pekerjaan utamanya tanpa penjelasan dan informasi apa pun di awal, termasuk pada saat tanda tangan kontrak kerja.
Seringnya, staf admin mendapat limpahan pekerjaan dari divisi lain dengan embel-embel, “Tolong kerjain sekalian, ya. Biar sekali jalan dan cepat selesai.” Tentu saja, jika menjadi kebiasaan, akan ada efek laten saling lempar tanggung jawab dan menyalahkan satu sama lain yang nggak ada ujungnya. Apalagi saat terjadi kekeliruan.
Lantas, dengan segala persoalan yang ada, apakah bekerja sebagai staf admin punya peluang karier yang baik? Jelas ada, dong.
Selain promosi jabatan, di perusahaan tertentu seorang staf admin bisa naik golongan yang berdampak pada benefit yang akan ia dapatkan. Tak jarang, seseorang akan diberi tawaran posisi lintas divisi. Sebab, biasanya seorang staf admin sudah terbiasa berkomunikasi dengan banyak divisi. Selain itu, biasanya dia sudah memiliki soft skill yang mumpuni seperti daya analisis baik, mampu membuat laporan sesuai kebutuhan, hingga melakukan presentasi atas laporan itu sendiri.
Kendati demikian, segala polemik yang berkaitan dengan posisi staf admin tidak bisa digeneralisir begitu saja. Beda perusahaan, akan beda budaya kerja, termasuk perlakuan kepada setiap admin di segala divisi yang ada dalam pembagian tugas secara tepat sesuai porsi dan ketentuan yang berlaku.
Saran agar terhindar dari eksploitasi di dunia kerja
Terakhir, saya punya sedikit saran untuk menghindari eksploitasi atau jika diberi tambahan deskripsi kerja di luar dari tugas utama sebagai staf admin secara profesional.
Pertama, analisis, cek perjanjian kerja, dan tanyakan kembali kepada atasan. Apakah tugas tambahan yang diberikan memang menjadi tugas utama atau masih berkaitan dari posisi staf admin tersebut?
Kedua, lakukan kroscek. Apakah tugas tambahan yang diberikan, berkaitan dengan deskripsi pekerjaan yang ada atau dikerjakan secara sukarela saja?
Ketiga, jika memang pada akhirnya hanya menjadi beban kerja tambahan, daripada berlarut dalam pusaran tugas yang tidak tentu, sebaiknya adakan diskusi internal untuk menentukan tugas dan wewenang yang dimaksud didelegasikan kepada siapa di divisi apa. Hal ini perlu dilakukan agar tidak terjadi saling menunjuk kesalahan dan lempar tanggung jawab pada masa audit tiba, termasuk keperluan lainnya.
Melalui cara dan langkah tersebut, setidaknya bisa meminimalisir timpang tindih saat bekerja sebagai admin. Paling tidak, bisa digunakan untuk melawan dengan cara sebaik-baiknya dan tetap profesional.
Penulis: Seto Wicaksono
Editor: Intan Ekapratiwi
BACA JUGA Staf Admin, Pekerjaan Penyelamat Fresh Graduate yang Ternyata Berat.