Sebagai pegawai yang tugasnya senantiasa bergelut di bidang administratif, menguasai program Microsoft merupakan hal wajib yang tidak bisa ditawar lagi. Yah, minimal bisa menguasai dasar-dasar penggunaan Microsoft Excel, PowerPoint, dan Microsoft Word. Pengetahuan kita terhadap penggunaan aplikasi-aplikasi ini tentu sangat memengaruhi kinerja kita di dalam menyelesaikan tugas-tugas yang ada.
Salah satu hal yang cukup penting untuk diketahui adalah shortcut di dalam penggunaan aplikasi ini, sebab hal itu bisa membantu kalian dalam menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat. Misalnya saat kalian ingin menyalin sebuah text, kalian tidak perlu repot memblok kalimat, klik kanan, kemudian pilih copy, lalu paste. Ada cara yang lebih sederhana untuk perintah semacam itu. Cukup kalian tekan tombol “Ctrl+C” pada keybord kemudian tekan “Ctrl+V”, maka kalimat yang diblok akan tersalin. Kebanyakan dari kalian tentu sudah paham hal semacam itu.
Contoh di atas hanya satu dari sekian banyak shortcut yang bisa kalian gunakan untuk mempermudah pekerjaan kalian. Oleh sebab itu, sebagai orang yang punya sedikit pengalaman bergelut dengan tugas administratif, maka saya akan menjelaskan beberapa Shortcut Microsoft dan tips sederhana yang paling berguna bagi pegawai administratif
#1 Membuat garis untuk kop surat
Umumnya setiap surat yang dibuat memiliki kop yang menjelaskan terkait informasi sebuah instansi atau lembaga. Isinya bisa nama kantor, alamat kantor, email kantor, laman kantor ataupun lainnya. Untuk membuat batas antara kop surat dan nomor surat, biasanya menggunakan garis horizontal. Namun beberapa orang masih menggunakan cara cukup ribet, semisal membuat garis horizontal melalui insert, shapes kemudian line.
Padahal untuk membuat garis kop surat caranya cukup mudah, sisa mengetik tanda “pagar” sebanyak tiga kali (###) kemudian tekan enter, maka secara otomatis akan terbentuk garis vertikal tiga lapis. Jika ingin mengurangi ketebalan garis, maka kalian bisa mengetik tanda “sama dengan” sebanyak tiga kali (===) kemudian enter, maka akan menampilkan garis hirizontal dua lapis.
#2 Menggeser posisi paragraf dengan mudah
Saat membuat laporan, biasanya format penulisan yang digunakan harus berdasarkan pada Pedoman Tata Naskah Dinas. Sehingga dalam penyusunan laporan, umumnya kalian akan membuat judul dan sub-sub judul. Hal itu membuat penempatan posisi paragraf harus berbeda antara sub judul yang satu dan sub judul lainnya. Posisi paragraf yang satu harus agak menjorok masuk ke dalam dibanding paragraf yang lain.
Untuk melakukan hal itu, masih banyak orang yang menggunakan cara ribet dengan menarik ruler horizontal ke kiri atau ke kanan. Padahal ada shortcut yang cukup sederhana, sisa tekan “Ctrl+M” untuk mengubah posisinya ke dalam dan “Ctrl+Shift+M” untuk mengubah posisinya ke luar. Saya yakin cara ini membuat kalian lebih cepat menyelesaikan laporan yang kalian susun.
#3 Membuat kata menjadi huruf besar, kecil, atau huruf besar di awal kata
Di dalam penyusunan surat atau laporan, penulisannya harus tetap berdasarkan pada Pedomaan Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Tapi, ada kalanya saat kita menyusun surat atau laporan, ada beberapa kata yang luput dari penglihatan kita. Kata yang harusnya menggunakan huruf kapital malah menggunakan huruf kecil, atau judul yang harusnya diawali dengan huruf kapital di awal kata, malah menggunakan huruf kecil. Jika hanya satu dua kata yang keliru tentu akan mudah untuk diubah. Namun jika terdapat beberapa kata yang keliru tentu cukup menyita waktu untuk mengubahnya satu persatu.
Untuk mengatasi persoalan semacam itu, kalian tidak perlu repot mengubah atau menghapus satu-persatu huruf yang keliru. Ada shortcut Microsoft yang bisa kalian gunakan. Kalian hanya perlu memblok kalimat yang ingin diubah kemudian tekan “Shift+F3” pada keybord. Secara otomatis huruf atau kalimat yang diblok akan berubah. Tekan satu kali maka semua kata yang diblok akan berubah jadi huruf kapital, tekan lagi akan mengubah semua kata jadi huruf kecil, dan tekan sekali lagi akan membuat awal kata berubah jadi kapital.
#4 Berpindah dari satu jendela ke jendela lain
Biasanya saat perintah copy-paste tidak dapat digunakan, kita terpaksa harus mengetik nomor atau kalimat secara manual. Namun bagi sebagian orang, akan ribet jika kata yang akan kita salin berada di file berbeda sebab kita harus menggunakan mouse untuk berganti dari satu jendela ke jendela lain agar bisa mensontek kalimat yang ingin disalin.
Padahal ada shortcut Microsoft yang bisa kalian gunakan. Untuk bisa berpindah dari satu jendela ke jendela lain, ada cara cukup mudah, yakni dengan menekan “Shift+Tab” pada keyboard. Saya yakin dengan menggunakan pintasan demikian, proses menyontek kata akan lebih cepat.
Itulah shortcut Microsoft yang bisa kalian gunakan biar pekerjaan kalian sebagai pegawai makin mudah. Ada tambahan? Coret di kolom komentar yaaa!
Penulis: Munawir Mandjo
Editor: Rizky Prasetya
BACA JUGA Saya Berpaling ke Libreoffice Setelah Pakai Microsoft Office Cukup Lama